שגרות ניהול ובקרה לעסק – להיות המנהל ולא המתנהל

ברוב החברות והארגונים הגדולים ישנה שיטה – שגרות ניהול ובקרה שמהווים את הבסיס להתנהלות יומיומית, המסדירים את הפעילות המקצועית והבין אישית ומספקים בקרה, שליטה וסדר בארגון.

ניהול עסק שמבוסס על שגרות נכונות יודע לזהות את צמתי הבקרה האפקטיביים להשגת היעדים, משפר את הביצועים, מזהה סיכונים, ומוביל להתייעלות. אז איך מורידים את השיטה לעסק קטן, כשאתה סוכן ביטוח עצמאי (one men show ) או כשאתה מנהל סוכנות קטנה עם מספר עובדים?!

מזה בכלל שגרות ניהול ומה יוצא לי מזה?

שגרות ניהול הן פעולות קבועות וסדורות באמצעות עוגנים כגון: כתיבת תוכנית עבודה שנתית, הצבת יעדים, דוחות בקרה, פגישות צוות, ניהול גביה, התנעת יום עסקי, ניהול מוטיבציה ועוד… כך נוכל  לייצר פוקוס ארגוני ולזהות on-line בעיות המסיטות אותנו מלעמוד ביעדים העסקיים.

אנחנו נתמקד בחלוקת שגרות הניהול ל-3 פרמטרים עיקריים: הנעה ומוטיבציה, חניכה מקצועית, עקומת למידה  – לכל אחד נדרש לגזור בהתאמה שגרות ניהול ברמה יומית / שבועית / חודשית / רבעונית.

1. הנעה ומוטיבציה

אחד האתגרים הגדולים של סוכן ביטוח עצמאי הוא לשמור על מוטיבציה ולהניע את עצמך יום יום, על אחת כמה וכמה כשבבעלותך סוכנות קטנה עם עשרה אנשים – אתה אחראי לא רק על המוטיבציה שלך אלא גם של שאר העובדים בסוכנות. בניהול מוטיבציה הפוקוס הוא על אנרגיות חיוביות, תפיסה של מצליחן, פירגון, ההתייחסות לאדם כאדם ולא רק כמספר.

לדוגמא – התחל את הבוקר ב 5 דקות פוקוס של היום – תארגן לך את המשימות, תרגיש שאתה מנהל את היום, תחייך, תתלבש גם אם אתה עובד מהבית, תבחר משפט מוטיבציה שיניע אותך היום.

 

2. חניכה מקצועית

השוק העסקי מאד דינאמי וכל יום ישנם חידושים ומגמות, עדכון רגולציה, מתחרים נוספים שנכנסים לעולם הביטוח ועוד…חשוב מאד גם במצב של שגרה – להיות תמיד במצב של למידה וצמיחה. להוסיף עוד ידע, עוד נישה מקצועית, לצרוך עוד ידע שיעזור לנו להיות ממוצבים אל מול הלקוחות שלנו כ"הכי מקצועיים שיש". על אחת כמה וכמה כשאנחנו מנהלים אנשים –  חשוב לוודא כי הם מבינים לא רק את המוצר והמורכבות שלו אלא גם את השוק העסקי והמגמות הנדרשות.

 

3. עקומת למידה

ההבנה מה עובד לנו יותר ומה פחות. דוחות ונתונים קבועים המשקפים יעדים ומדדים הן של כמות והן של איכות.

היתרון המשמעותי של עסק- הוא לא להסתכל רק על יעדי כמות כגון כמה כסף נכנס, כמה מוצרי ביטוח מכרתי, אלא להבין מה המגמות – לדוגמא – מהם אחוזי הפגישות שלי שמתבטלות? באיזה מוצר ביטוח אני טוב יותר? עם איזה סוג לקוח אני מרגיש נח יותר? וכדומה…

על מנת לקבל שקיפות מלאה של העסק ייצרו דוחות שידעו לתת לכם תמונת מצב מעודכנת כגון – דוח קצב עמידה ביעדים, דוח פילוח מוצר, דוח ניהול לקוח  – המלצתנו – היעזרו במערכות CRM (יש גם חינמיות) שיאפשרו לכם שליטה קלה יותר על הנתונים.

 

אז בואו נהיה חכמים – S.M.A.R.T

רגע לפני שאנחנו מגדירים שגרות ניהול כדאי שנכיר את מודל SMART – שייתן לנו את הכלים לבחור נכון את שגרות הניהול שיסייעו לנו בניהול אפקטיבי של העסק.

• – SPECIFICספציפי – מה בדיוק אנחנו רוצים להשיג?
• – MESSURABLEמדיד – איך נדע שהגענו ליעד?
• – ACHIEVABLEבר השגה – האם היעדים ניתנים להשגה?
• – RELEVANTרלוונטיות– איך השגת היעדים תתרום למטרה הכוללת?
• -TIMEזמן– מה הלו"ז להשגת היעדים?

 

זכרו – ניהול על פי שגרות קבועות מאפשר שליטה ובקרה טובה יותר על העסק,  מעבר לתכנון מקדים וחשיבה במקום כיבוי שריפות.