ניהול ישיבת צוות – האם מנהלים יודעים איך לקיים ישיבת צוות?

ראשית אפתח את דברי ואגדיר בצורה מאוד ברורה מהי ישיבה אם כי לפעמים נדמה לנו שאנו מבינים את המשמעויות והמטרות של הישיבה.
ישיבה היא התכנסות של שלושה אנשים או יותר, שיש להם מטרות משותפות כאשר התקשורת היא האמצעי העיקרי להשגת אותה מטרה. ישיבה צוות היא בדרך כלל אפקטיבית כאשר היא משיגה את מטרותיה במינימום של זמן וכאשר המסר או התקשורת נקלטו אצל משתתפי הישיבה. ישנם שלושה סוגים של ישיבות, האחת נועדה להעברת מידע, השנייה לצורך קבלת החלטות והשלישית אני קורא לה בדיקת דופק/ אטמוספרה של האנשים/הצוות.
כמובן שניתן לשלב את שלושת הסוגים הללו בתוך ישיבה אחת בתנאי שמוביל הישיבה יודע לעשות את המעבר ללא עיכובים מיותרים.
מנהלים זוטרים או מנהלים חסרי ניסיון לפעמים נופלים בהבחנה של מידע חשוב ומידע פחות חשוב ולכן לא תמיד ישיבה היא הפתרון המתאים להעברת מידע, לעיתים לשלוח עדכון במייל, לבצע מספר שיחות טלפון או להפיץ מזכר, הם ערוצים טובים יותר להעברת מידע.

להלן סיבות חלקיות טובות לקיום ישיבות צוות:
• העברת מידע, הצגת שיפורים וביצועים שבועיים/חודשיים/רבעוניים.
• במקרה של בעיה גורפת או לצורך קבלת החלטות מהותיות.
• כאשר נרצה לקיים שיח בלתי אמצעי בין האנשים. (אטמוספרה)
• לצורך צמצום התנגדויות שצפות עקב החלטות ושינויים ארגוניים.

בל נשכח, על מנת שהישיבה תשמש אותנו ככלי ליצירה של ידע חדש והעברתו בין חברי הצוות עלינו להתמודד בין היתר עם מספר אתגרים:
• עלינו לבחור במספר משתתפים אופטימאלי שיאפשר תקשורת אפקטיבית.
• הימנעות מחשיבה קבוצתית שאינה פורצת דרך ובעיקר שאינה חוזרת על עצמה.
• העברת הידע שנוצר בישיבה לאנשים נוספים בארגון. (לפי הצורך).
• סיכום, מימוש החלטות מהישיבה ובקרת ביצוע.
תכנון הישיבה הנו החלק הקריטי ביותר משום שכמו בכל דבר בחיים, בלי תכנון קשה מאוד להתקדם ולהפיק תועלת ולכן עלינו להגדיר ולהצהיר מהן מטרות הישיבה מפני שהדבר מסייע בבחירת הגורמים הרלוונטים, המידע שעלינו להכין מראש ובעיקר על מה אנו מתכננים להתמקד.

בנוסף, יש להכין ולהציג מראש למשתתפים את סדר הישיבה ע"י זימון לדוגמה, הדבר מסייע לאנשים להתכונן לישיבה, התמודדות עם בעיית סטייה מהנושא ואי הקפדה על לוחות זמנים ויצירת תיאום ציפיות מכלל המשתתפים.
הערה – יש לדאוג לקביעת מועד ומקום מתאים לישיבה ולהכנת אמצעים כגון, צורכי תקשורת נדרשים, אופן סידור החדר ביחס למטרות ולכמות המשתתפים וכד'.
ניהול הישיבה:
• ניהול מרכיב התוכן – חילוץ המידע מהמשתתפים באמצעות: בקשה לדוגמאות, שאילת שאלות וכו'.), ביצוע סיכומי ביניים וסיכום כללי של הישיבה.
• ניהול האינטראקציה בין המשתתפים – עידוד השתתפות של כלל הנוכחים, עידוד דעות שונות באמצעות: בדיקת הנחות, הפניית תשומת לב למה שהאחר חושב, עימות עם הבדלים, וכיו"ב.
• ניהול מבנה הפגישה – הגדרת סדר הישיבה, קביעת המטרות ולעיתים אף סטייה מבוקרת מהן.

לסיום:
ישיבה תהיה כלי אפקטיבי ליצירה והעברה של ידע, כל עוד מקפידים לנהל אותה באופן אפקטיבי ויעיל כך שתשיג את מטרותיה. הישיבה צריכה להיות מתוכננת ומנוהלת כאירוע של למידה, וכן עליה ליצור חוויה לימודית.

Contrary to popular belief, Lorem Ipsum is not simply random text. It has roots in a piece of classical Latin literature from 45 BC, making it over 2000 years old. Richard McClintock, a Latin professor at Hampden-Sydney College in Virginia, looked up one of the more obscure Latin words, consectetur, from a Lorem Ipsum passage, and going through the cites of the word in classical literature, discovered the undoubtable source.

This Post Was Built With Fusion Page Builder!

Lorem Ipsum comes from sections 1.10.32 and 1.10.33 of "de Finibus Bonorum et Malorum" (The Extremes of Good and Evil) by Cicero, written in 45 BC. This book is a treatise on the theory of ethics, very popular during the Renaissance. The first line of Lorem Ipsum, "Lorem ipsum dolor sit amet..", comes from a line in section 1.10.32.

There are many variations of passages of Lorem Ipsum available, but the majority have suffered alteration in some form, by injected humour, or randomised words which don't look even slightly believable. If you are going to use a passage of Lorem Ipsum, you need to be sure there isn't anything embarrassing hidden in the middle of text. All the Lorem Ipsum generators on the Internet tend to repeat predefined chunks as necessary, making this the first true generator on the Internet. It uses a dictionary of over 200 Latin words, combined with a handful of model sentence structures, to generate Lorem Ipsum which looks reasonable. The generated Lorem Ipsum is therefore always free from repetition, injected humour, or non-characteristic words etc.